должно соответствовать компетенции Администрации, ее отдела (управления), содержанию документируемого управленческого действия.
Распорядительные документы, совместные с другими организациями, изданные в одинаковой форме (распоряжения, постановления), издаются с соответствующим названием (распоряжения, постановления). Совместные распорядительные документы с организациями, издающими другие по форме документы, издаются в форме распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.
Дата документа
Датой документа является дата его подписания. Для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия, для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности число, месяц, год. Например, 05.04.92. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат, например, 5 февраля 1992 года.
Подпись документа
Документы, направляемые Администрацией в вышестоящие органы власти и управления, подписываются Главой Администрации (в его отсутствие - 1 заместителем).
Документы, направляемые сторонним организациям от имени Администрации, подписываются Главой Администрации, его заместителями или управляющим делами.
Документы, направляемые подведомственным организациям, подписываются Главой Администрации, его заместителями, управляющим делами, начальниками отделов Администрации, в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.
Например: Заместитель Главы
Администрации города С.А.Воронин
Начальник отдела транспорта
и связи Администрации города Н.Д.Визирский
Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а должности в соответствии с распределением обязанностей в составе комиссии.
При подписывании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Согласование документа
При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам, проводится согласование документа.
Согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в Администрации, на оборотной стороне последнего листа документа. Например,
Проект постановления внесен:
Комитетом по земельной реформе
и земельным ресурсам г. Кургана
Председатель комитета по
земельной реформе и
земельным ресурсам Артемьев В.А.
Проект подготовил:
Начальник отдела
землеустройства Кармацких Л.А.
Проект согласован:
Первый заместитель Главы
Администрации города Миронов В.В.
Управляющая делами
Администрации Новоселова Р.А.
Юрисконсульт Маклакова О.И.
При согласовании документа со сторонними организациями указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, расшифровка подписи и дата согласования, например,
Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:
Согласовано:
Письмо завода ЖБИ-2
30.02.92 № 1-19-123
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, на документе делается отметка "лист согласования" прилагается. На листе согласования указывается название согласовываемого документа.
Согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:
- с подведомственными Администрации и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;
- с общественными организациями - в случаях необходимости или предусмотренных положением об этих организациях;
- с органами, осуществляющими государственный подведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
- с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.
Утверждение документа
Особым способом введения документа в действие является утверждение. Документы утверждаются Главой Администрации, его заместителями и управляющей делами. Утверждение документа производится постановлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
Грифы утверждения оформляются следующим образом:
Утверждаю:
Мэр города Кургана
________________________________
(личная подпись) (фамилия, инициалы)
Дата
Адресование документа
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже, например:
Администрация области,
Управление делами
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - дательном. Например:
Администрация г. Кургана
Правовой отдел
Юрисконсульту
Маклаковой О.И.
При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
Иванову И.И.
При адресовании документа в несколько однородных организаций, их названия следует указывать обобщенно:
Руководителям
муниципальных предприятий
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами.
Например:
Редакция газеты
"Курган и курганцы"
640035, г. Курган,
ул. К.Мяготина, 67
Документ не должен содержать более четырех адресатов: каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
Резолюция
В резолюции даются указания по исполнению документа.
В состав резолюции должны входить следующие документы: фамилия исполнителя (ей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым). На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Оформление приложений к документу
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их название, количество листов и экземпляров каждого.
Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.
Если приложение сброшюровано, количество листов не указывается.
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.
Например: Приложение к постановлению
Администрации г. Кургана
10.05.92 № 30
Подписывает приложения к распорядительным документам управляющий делами Администрации города.
Особенности подготовки и оформления отдельных
видов документов
Проекты постановлений, распоряжений Главы Администрации разрабатываются и представляются заместителями Главы Администрации и начальниками, заведующими управлений и отделов в соответствии с поручениями и в инициативном порядке.
Подготовка проектов документов осуществляется структурными подразделениями Администрации, в компетенции которых находятся рассматриваемые вопросы.
Постановление, распоряжение обязательно имеет название, отражающее его основное содержание и отвечающее ее вопрос: "О чем?" Например: О плате родителей за содержание детей в детских дошкольных учреждениях города.
На оборотной стороне последнего листа первого экземпляра указывается наименование отдела, фамилия, телефон начальника и исполнителя, подготовивших проект документа. Обязательно визируется первый экземпляр заместителем Главы Администрации, заинтересованными лицами, а также юрисконсультом и управляющей делами.
Проекты документов печатаются на листах формата А4 через полтора межстрочных интервала.
Проекты постановлений и распоряжений сдаются управляющей делами. Если документы подготовлены небрежно или не имеют соответствующих виз, то такие документы не принимаются.
Постановлениям и распоряжениям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года после подписания. Право подписи имеет только Глава Администрации (в его отсутствие 1 заместитель).
Подписанные документы поступают в общий отдел. Постановления, распоряжения рассылаются исполнителям общим отделом в соответствии со списком рассылки, который составляется отделом, управлением, готовившим эти документы.
Тираж определяется ответственным исполнителем по согласованию с заведующей общим отделом. При определении тиража для рассылки документов необходимо исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до организаций, которых касаются эти документы.
Нужно учитывать, что в общем отделе остаются:
- постановлений - 4 экземпляра,
- распоряжений - 1 экземпляр.
Все документы в печать идут с визой заведующей общим отделом.
Постановление
Текст постановления состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ правительства, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается данного вопроса.
Распорядительная часть начинается словом "постановляю". В пунктах распорядительной части постановления указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.
Проект постановления во исполнение распорядительного документа вышестоящего органа должен быть подготовлен в течение 10 дней, если Глава Администрации не установил иной срок.
В последнем пункте распорядительной части постановления указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением постановления в целом.
Постановление подписывает Мэр (во время его отсутствия 1 заместитель Главы Администрации).
Распоряжение
Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый преимущественно по вопросам чрезвычайным, оперативного действия, на короткий период. Распоряжение готовится также, как постановление. Обязательно визируется по установленному порядку.
Протокол
Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня. На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктов повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали, выступили, постановили (решили). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, постановление печатается полностью. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.
Поисковые системы по документам
Регистрация документов.
Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления в нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируют документы следующие лица:
- постановления, распоряжения по основной деятельности - зав. общим отделом;
- распоряжения по личному составу - управляющая делами;
- постановления, решения вышестоящих организаций - зав. протокольным сектором общего отдела;
- деловая корреспонденция - зав. сектором делопроизводства;
- личные заявления граждан - сектор по работе с обращениями граждан.
Документы регистрируются в организации один раз: поступающие в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания.
Работа исполнителей с документами
Заместители Главы Администрации, начальники отделов и управлений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.
При рассмотрении документов руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения, документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления.
Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день. Срочные документы передаются немедленно.
Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более, чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.
При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры, о дате и результатах окончательного исполнения).
При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов.
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, оформление, соблюдение сроков исполнения документов.
Сроки исполнения документов
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов установлены на основании актов высших органов государственной власти.
Типовые сроки исполнения документов
- Заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно не позднее 15 дней;
- заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей в местных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях - безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления;
- запрос депутата Верховного Совета РФ - не более, чем в 3-дневный срок.
Письма-поручения и письма-запросы вышестоящих учреждений и организаций - к указанному в них сроку или в течение 10 дней.
Письма предприятий, учреждений, организаций - 10 дней.
Предложения граждан - в срок до одного месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения.
Предложения и заявления депутатов Верховного Совета РФ в срок до одного месяца; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно.
Телеграммы, требующие срочного решения, - до двух дней, остальные - в течение 10 дней.
Индивидуальные сроки устанавливаются Главой Администрации города и его заместителями и указываются в тексте документа или в резолюции. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более, чем в месячный срок.
Изменение срока исполнения служебного документа производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем, и должно быть оформлено не позднее, чем за 2 - 3 дня до истечения установленного срока исполнения.
Изменение документируется - проставляется новый срок, дата, изменение и подпись. Изменение вносится в регистрационные карточки.
Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дело, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения.
В номенклатуру дел Администрации включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации.
Названиями разделов номенклатуры Администрации являются названия структурных подразделений: разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел общего отдела, а затем остальные отделы.
Грифы номенклатуры Администрации заполняются следующим образом:
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
1 - общий отдел;
2 - организационный отдел;
3 - бухгалтерия;
4 - отдел экономики и прогнозирования;
5 - отдел по учету и распределению жилой площади;
6 - отдел по делам молодежи;
7 - отдел торговли, общественного питания и бытового обслуживания и т.д.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка"). Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела. В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел.
Формирование дел
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой.
При оформлении дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре: помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики: дело не должно превышать 250 листов. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе предоставляются: отметка "В дело", дата, подпись исполнителя.
Отдельно группируются дела:
- постановления;
- распоряжения по основной деятельности;
- распоряжения по личному составу;
- предложения, заявления и жалобы граждан;
- деловая корреспонденция.
Управляющая делами
Администрации города Кургана
Р.А.НОВОСЕЛОВА
Приложение № 2
к Распоряжению
Администрации города Кургана
от 8 февраля 1993 г. № 34
ИНСТРУКЦИЯ
ПО РАБОТЕ С НОРМАТИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
ВЫШЕСТОЯЩИХ ОРГАНОВ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КУРГАНА
В Администрацию г. Кургана поступают следующие нормативные документы вышестоящих органов:
- указы Президента Российской Федерации;
- постановления, распоряжения Правительства РФ;
- постановления, распоряжения областной Администрации, решения областного Совета народных депутатов;
- решения, распоряжения городского Совета народных депутатов.
Все эти документы поступают и регистрируются заведующей протокольным сектором на регистрационных карточках. В этот же день документы передаются на рассмотрение Главе Администрации. Исполнитель получает документы на следующий день после регистрации и рассмотрения этих документов Главой Администрации.
Документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления. Ознакомление идет по списку, который указан Главой Администрации на визовой карточке.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).
Документы, в которых оговорены конкретные сроки выполнения и предоставления информации ставятся на контроль. Контроль осуществляет контрольный сектор организационного отдела Администрации.
Документы вышестоящих органов, требующие принятия постановлений, распоряжений, тоже ставятся на контроль. Документы должны быть готовы в сроки, указанные в резолюции Главы Администрации. Если сроки исполнения не указаны, то в месячный срок. Ежемесячно руководители отделов и управлений должны давать информацию о выполнении документов вышестоящих органов. Результаты работы по каждому документу должны заноситься в регистрационную карточку.
Если документ отработан и не нужен в работе, то руководитель списывает его в дело. Если документ постоянно нужен в работе, то его списывают в дело отдела, управления. Но в том и другом случае прохождение документа обязательно отметить в общем отделе. По каждому неисполненному в срок документу исполнитель представляет объяснительную записку о причинах задержки.
Ответственность за своевременность представления отчетов и информаций несут заместители Главы Администрации и управляющая делами в соответствии с распределением обязанностей.
Информации и отчеты по документам вышестоящих органов визируется заместителем Главы Администрации, управляющей делами и подписываются Главой Администрации, а в его отсутствие первым заместителем.
Управляющая делами
Администрации города Кургана
Р.А.НОВОСЕЛОВА
Приложение № 3
к Распоряжению
Администрации города Кургана
от 8 февраля 1993 г. № 34
ИНСТРУКЦИЯ
ПО РАБОТЕ С ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИЕЙ
В АДМИНИСТРАЦИИ Г. КУРГАНА
Вся корреспонденция, поступающая в Администрацию города из вышестоящих советских органов, от предприятий, учреждений и организаций, - деловая корреспонденция, регистрируется в секторе делопроизводства Администрации города. На все регистрируемые письма заполняется регистрационная карточка. После регистрации сектор делопроизводства формирует почту Главы Администрации, его заместителей и управляющей делами в соответствии с распределением их обязанностей.
Руководители Администрации, ее отделов и управлений должны рассматривать почту ежедневно. Не допускается прием писем руководителями Администрации без предварительной регистрации в секторе делопроизводства. Руководитель знакомится с содержанием письма, накладывает резолюцию или готовит текст ответа.
В резолюции даются указания по исполнению документа. В ней содержатся: фамилия исполнителя(ей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).
После рассмотрения руководителями Администрации, почта возвращается в сектор делопроизводства для отметки в регистрационной карточке, резолюции, после чего сектор делопроизводства направляет почту исполнителям. Не допускается передача писем руководителями Администрации исполнителям без предварительной отметки в секторе делопроизводства, а также переадресация напрямую другим лицам исполнение письма. Передача письма может быть только с разрешения Главы Администрации с соответствующей на то резолюцией.
При резолюции "Подготовить ответ заявителю" текст ответа готовит исполнитель, на бланке Администрации города, за подписью Главы Администрации или его заместителей (в зависимости от того, чья была резолюция), визируя 2-й экземпляр ответа. Все ответы с первоначальным материалом также передаются через сектор делопроизводства.
При резолюции "Для ответа заявителю и Администрации" исполнитель дает ответ заявителю и в копии Администрации.
Ответы в вышестоящие органы власти и управления, депутатам всех звеньев Советов готовятся только за подписью Главы Администрации города.
Исполнители работают с письмами в сроки, установленные законом, - 10 дней, с телеграммами - от 2 до 10 дней, с правительственными телеграммами - в течение 3-х дней, с протестами прокуратуры - в течение 10 дней, если в резолюции руководителя срок не оговорен дополнительно. В тех случаях, когда для решения вопроса необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятия других мер, сроки рассмотрения могут быть, в порядке исключения, продлены Главой Администрации или его заместителями, но не более, чем на 10 дней. О продлении срока должно быть сообщено заявителю. Если, по каким-то причинам, исполнитель не может дать ответ заявителю в десятидневный срок, обязательно нужно сообщить об этом заявителю в устном или письменном виде либо дать промежуточный ответ.
Допускается разъяснение заявителям в устной форме, если заявитель не требует письменного ответа.
Ответы на письма, поступившие исполнителям через вышестоящие органы, представляются в Администрацию города, не позднее, чем за 3 дня до окончания срока, указанного в регистрационном штампе вышестоящего органа.
Если ответ возвращается на доработку руководством Администрации, исполнитель обязан доработать его в 3-дневный срок.
В ответе должны быть конкретно даны ответы на все вопросы, поставленные заявителем. Ответы, содержащие обещания, ставятся в секторе делопроизводства на контроль, в адрес исполнителя отправляется контрольная карточка.
Все письма после окончательного решения и их исполнения списываются "в дело", хранятся в секторе делопроизводства по номенклатуре дел. В дело принимаются только полностью исполненные документы, закрытые Главой Администрации, заместителями Главы Администрации, управляющей делами с указанием даты закрытия.
Управляющая делами
Администрации города Кургана
Р.А.НОВОСЕЛОВА
Приложение № 4
к Распоряжению
Администрации города Кургана
от 8 февраля 1993 г. № 34
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КУРГАНА
Контрольный сектор организационного отдела осуществляет контроль за исполнением следующих документов:
- решения областного Совета народных депутатов;
- постановления, распоряжения областной Администрации;
- решения, распоряжения городского Совета народных депутатов.
Контроль ведется на специальных карточках установленного образца, которые группируются в картотеках. Первый экземпляр карточки находится в контрольном секторе орготдела, второй экземпляр - у заместителей Главы Администрации в отделах и управлениях.
По указанию Главы Администрации города на контроль может быть поставлен весь документ или его отдельные пункты. Заведующая контрольным сектором заводит контрольное дело или на контролируемый документ в целом, или на отдельные его пункты. В контрольном деле должны находиться копия контролируемого документа, справки, объяснительные и докладные записки, отчеты, протоколы совещаний и другие документы, издающиеся в ходе исполнения служебного документа.
Ответственным исполнителем считается лицо, указанное в резолюции Главы Администрации первым, если не назван конкретный исполнитель документа. Все другие перечисленные в резолюции исполнители в равной степени ответственны за качественное и своевременное исполнение документа и обязаны в срок, намеченный ответственным исполнителем, представить все необходимые материалы и сведения.
Сроки исполнения оговорены в инструкции по делопроизводству.
Перед отъездом в командировку, уходом в отпуск или увольнением, исполнитель обязан поставить об этом в известность заместителя Главы Администрации или руководителя отдела и передать неисполненные документы другому назначенному исполнителю. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными.
Предложению о снятии с контроля документа должна предшествовать, как правило, проверка его фактического исполнения со стороны заместителей Главы Администрации города, управляющего делами или руководителей отделов, имеющих прямое поручение по исполнению документа или отдельных его пунктов.
Исполненным считается документ в случае решения по существу поставленных в нем вопросов и извещения об этом всех заинтересованных лиц, предприятий и организаций. Днем фактического исполнения документа считается день приема от ответственного исполнителя подписанного ответа на исполняемый документ.
Исполненные документы снимаются с контроля Главой Администрации города или его заместителями. Основанием для снятия с контроля документа является итоговая справка ответственного исполнителя или заведующей контрольным сектором. При наличии визы Главы Администрации, его заместителей о снятии с контроля, на подлиннике документа и в контрольной карточке делается отметка о его выполнении и снятии с контроля.
Управляющая делами
Администрации города Кургана
Р.А.НОВОСЕЛОВА
