РАСПОРЯЖЕНИЕ Мэра города Кургана от 20.02.2001 № 735-р
"О РЕГЛАМЕНТЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КУРГАНА"
(вместе со "СХЕМОЙ ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ, ЗАСЕДАНИЙ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА",
"РЕГЛАМЕНТОМ ПРИЕМА ГРАЖДАН ПО ЛИЧНЫМ ВОПРОСАМ ДОЛЖНОСТНЫМИ ЛИЦАМИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КУРГАНА")
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
Утратил силу в связи с изданием Постановления Администрации города Кургана от 09.11.2006 № 6637.
МЭР ГОРОДА КУРГАНА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 20 февраля 2001 г. № 735-р
О РЕГЛАМЕНТЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КУРГАНА
В соответствии с Уставом муниципального образования города Курган и в целях повышения эффективности деятельности Администрации города:
1. Утвердить и ввести в действие с 01.03.2001 Регламент Администрации города Кургана согласно приложению.
2. Заместителю мэра, управляющей делами Администрации города Новоселовой Р.А. обеспечить безусловное соблюдение требований Регламента должностными лицами и муниципальными служащими Администрации города и ее структурных подразделений.
3. Считать утратившим силу с момента введения в действие настоящего Распоряжения Распоряжение Администрации города от 31.12.97 № 6109-р с внесенными в него изменениями и дополнениями.
4. Установить, что вопросы, не урегулированные настоящим Распоряжением, разрешаются на основании иных нормативных актов Администрации города.
5. Руководителям структурных подразделений Администрации города мастичные печати привести в соответствие с требованиями настоящего Регламента.
Мэр города Кургана
А.Ф.ЕЛЬЧАНИНОВ
Утвержден
Распоряжением
Главы городского самоуправления,
Мэра города Кургана
от 20 февраля 2001 г. № 735-р
РЕГЛАМЕНТ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КУРГАНА
1. Общие положения
1.1. Администрация города Кургана является исполнительно-распорядительным органом городского самоуправления, подотчетным городской Думе. Правовой статус Администрации города, пределы ее компетенции регулируются Конституцией и законами РФ, правовыми актами Президента и Правительства РФ, законами Курганской области, Уставом муниципального образования города Кургана, Положением об Администрации города, другими правовыми актами города.
1.2. Настоящий Регламент определяет порядок организационного и документационного обеспечения деятельности Администрации города:
- планирования работы Администрации города;
- подготовки и проведения заседаний и совещаний;
- подготовки проектов правовых актов города и организации их исполнения;
- организации работы и контроля по исполнению служебных документов;
- работы с обращениями граждан, поступившими в Администрацию города, и организации приема граждан;
- выполнения машинописных и копировально-множительных работ;
- формирования архивных дел и использования архивных документов;
- информирования населения города о деятельности Администрации города;
- режима работы Администрации города.
2. Планирование работы Администрации города
2.1. Приоритетные направления деятельности Администрации города по социально - экономическому развитию города базируются на комплексных и долговременных программах и реализуются в квартальных планах работы.
2.2. План работы Администрации города на квартал формируется организационным отделом на основе предложений структурных подразделений Администрации города и включает разделы:
2.2.1. Подготовка вопросов на заседаниях городской Думы;
2.2.2. Подготовка нормативно-правовых актов Администрации города;
2.2.3. Заседания, совещания, проводимые мэром города и его заместителями;
2.2.4. Общегородские и представительские мероприятия;
2.2.5. Мероприятия по контролю за исполнением служебных документов.
2.3. Руководители структурных подразделений Администрации города представляют организационному отделу свои предложения в план работы Администрации города, согласованные с соответствующим заместителем мэра города, не позднее 10 числа месяца, предшествующего очередному планируемому периоду.
Проект квартального плана за 15 дней до начала планируемого периода организационный отдел представляет мэру города и его заместителям на предварительное рассмотрение.
2.4. План работы Администрации города утверждается мэром города, а в его отсутствие его первым заместителем.
Проект распоряжения мэра города по плану работы вносится мэру города организационным отделом с учетом поступивших замечаний после визирования его заместителями мэра города не позднее 25 числа месяца, предшествующего планируемому периоду.
2.5. Контроль за выполнением плана работы Администрации города осуществляется заместителями мэра города в соответствии с распределением обязанностей.
Общий контроль за выполнением плана работы Администрации города возлагается на заместителя мэра, управляющего делами Администрации города.
Соответствующие структурные подразделения Администрации города представляют организационному отделу справки о выполнении плана работы не позднее 5 числа первого месяца следующего квартала.
2.6. В случаях, если мероприятия, предусмотренные планом работы, по каким-либо причинам не могут быть выполнены в срок или намеченный вопрос не может быть своевременно внесен на рассмотрение, заместитель мэра города информирует мэра города об этом за 7 дней до намеченного срока проведения мероприятия.
Мэр города рассматривает предложение об изменении или уточнении плана и принимает по нему решение.
2.7. В соответствии с квартальным планом работы Администрации города организационный отдел составляет еженедельный план основных организационно - массовых мероприятий общегородского значения на текущую неделю, проводимых структурными подразделениями Администрации города.
План таких мероприятий, в том числе выездного характера, с подробным указанием тематики рассматриваемых вопросов, даты, места и формы проведения, состава участников структурные подразделения передают в организационный отдел еженедельно в четверг в первой половине дня.
3. Порядок подготовки и проведения заседаний
и совещаний в Администрации города
3.1. Подготовка и проведение заседаний Коллегии Администрации города.
3.1.1. Коллегия Администрации города является коллегиальным совещательным органом при мэре города.
3.1.2. Заседания Коллегии проводятся согласно плана работы Администрации города не реже одного раза в квартал.
Заседания Коллегии проводятся в малом зале Администрации города, выездные заседания - в обозначенном месте.
Выездные заседания Коллегии проводятся по инициативе заместителей мэра города и других членов Коллегии, утвержденной мэром города.
3.1.3. Повестка заседаний Коллегии формируется заместителем мэра, управляющим делами Администрации города и организационным отделом в соответствии с планом работы Администрации города.
3.1.4. Перенос даты рассмотрения вопроса, не подготовленного в установленный срок, осуществляется мэром города на основании служебной записки ответственного за подготовку вопроса.
3.1.5. В проект повестки дня очередного заседания Коллегии могут быть внесены вопросы, не включенные в план работы Администрации города.
3.1.6. Предложения по дополнению повестки дня Коллегии, необходимые справочные материалы, проекты решений и списки приглашенных вносятся заместителями мэра города управляющему делами Администрации города не позднее, чем за пять дней до установленного дня проведения Коллегии и согласовываются им с мэром города.
Решение о включении в повестку дня таких вопросов принимают члены Коллегии в начале заседания.
3.1.7. Мэр города и члены Коллегии не позднее чем за три дня до заседания должны быть ознакомлены с повесткой дня и материалами по всем основным вопросам.
Материалы к заседаниям Коллегии готовятся в соответствии с требованиями к порядку подготовки проектов правовых актов города, определенных настоящим Регламентом.
3.1.8. За 30 минут до начала заседания Коллегии начинается регистрация членов Коллегии и приглашенных.
3.1.9. Заседания Коллегии проводятся гласно и носят открытый характер.
3.1.10. Для членов Коллегии и приглашенных в зале отводятся специальные постоянные места. Во время заседания все присутствующие подчиняются распоряжениям председательствующего.
3.1.11. Ведет заседание Коллегии Глава городского самоуправления - мэр города, в его отсутствие - первый заместитель мэра города.
3.1.12. Заседание Коллегии правомочно при наличии не менее двух третей от общего количества ее членов.
3.1.13. Продолжительность заседания Коллегии и регламент устанавливаются на каждом заседании отдельно открытым голосованием.
В течение заседаний возможны перерывы на 15 минут через каждые полтора часа работы, при необходимости устраивается перерыв на обед продолжительностью 1 час.
3.1.14. Время для докладов на заседании Коллегии устанавливается до 20 минут, для содокладов - до 15 минут. Время для выступающих в прениях по повестке дня - до 7 минут, для обсуждения проекта документа членам Коллегии - до 10 минут. Количество вопросов к докладчикам не ограничивается.
Председательствующий на заседании Коллегии может продлить время для доклада и выступлений самостоятельно без согласия членов Коллегии.
Председательствующий вправе взять слово для выступления и задавать вопросы в любое время заседания, остальные члены коллегии и приглашенные - только с разрешения председательствующего.
3.1.15. Заседания Коллегии протоколируются. Ведение и оформление протоколов заседаний Коллегии возлагается на общий отдел Администрации города.
Протокол заседания подписывают мэр города и заместитель мэра, управляющий делами Администрации города.
3.1.16. По вопросам, внесенным в повестку дня заседания Коллегии, принимаются решения Коллегии, постановления Администрации города и распоряжения мэра города.
Документы принимаются большинством голосов от состава Коллегии открытым голосованием. При необходимости документ должен быть доработан в течение 10 дней со дня заседания Коллегии, после чего предоставляется авторами заместителю мэра, управляющему делами Администрации города для подписи мэром города.
Материалы Коллегии Администрации города подлежат опубликованию.
3.2. Подготовка и проведение Аппаратных совещаний у Главы городского самоуправления - мэра города.
3.2.1. Для координации деятельности всех структурных подразделений Администрации города, обсуждения проблем, требующих оперативного решения, проводятся Аппаратные совещания у мэра города.
3.2.2. Аппаратные совещания подразделяются на ежемесячные, с рассмотрением запланированных основополагающих и контрольных вопросов социально - экономического развития города, и еженедельные - по вопросам текущего характера.
Аппаратные совещания, как правило, носят открытый характер.
3.2.3. Ежемесячные Аппаратные совещания проводятся в понедельник первой недели каждого месяца в малом зале Администрации города в 12 часов.
Еженедельные Аппаратные совещания проводятся в понедельник в кабинете мэра города в 8.30 часов.
3.2.4. Во время отсутствия мэра города по его поручению совещания проводит его первый заместитель.
При этом совещание проводится в кабинете первого заместителя мэра города или малом зале Администрации города в утвержденные Регламентом сроки.
3.2.5. На еженедельных Аппаратных совещаниях присутствуют заместители мэра города, председатель Финансово-казначейского комитета Администрации города, начальник городского управления внутренних дел, заведующий отделом информационной политики, изучения общественного мнения и связи с общественностью, руководитель службы помощников.
3.2.6. Состав участников ежемесячных Аппаратных совещаний утверждается мэром города по предложению заместителя мэра, управляющего делами Администрации города.
По согласованию в состав участников ежемесячных Аппаратных совещаний включаются начальник ГУВД, руководитель инспекции Министерства РФ по налогам и сборам по городу Кургану.
На Аппаратных совещаниях могут присутствовать прокурор города и председатель городского суда.
3.2.7. В повестку дня ежемесячных Аппаратных совещаний вносится не более 3 вопросов.
Предложения в повестку дня ежемесячных Аппаратных совещаний вносятся заместителями мэра города руководителю службы помощников не позднее 10 числа месяца, предшествующего очередному планируемому периоду (кварталу).
3.2.8. Не позднее 7 дней до даты проведения ежемесячного Аппаратного совещания должностное лицо, ответственное за внесенный в повестку Аппаратного совещания вопрос, подтверждает заместителю мэра, управляющему делами Администрации города готовность докладчика и предоставляет необходимые материалы и список приглашенных.
3.2.9. Предложения о дополнительных вопросах в повестку ежемесячного Аппаратного совещания могут быть внесены заместителю мэра, управляющему делами Администрации города, заместителями мэра города не позднее, чем за 3 дня до даты совещания.
После согласования в этот же день у мэра города дополнительной повестки ежемесячного Аппаратного совещания заместителю мэра, управляющему делами Администрации города предоставляются все необходимые материалы и список приглашенных.
3.2.10. Оперативное приглашение всех участников и приглашенных на ежемесячное Аппаратное совещание осуществляет служба помощников.
3.2.11. Время для докладов на Аппаратных совещаниях устанавливается до 10 минут, для обсуждения вопроса - до 5 минут.
Количество вопросов к докладчикам не ограничивается.
Проводящий совещание может продлить время для доклада, выступлений и обсуждений. Он вправе взять слово для выступления и задавать вопросы в любое время заседания, постоянные участники совещания и приглашенные - только с его разрешения.
3.2.12. В ходе ежемесячных и еженедельных Аппаратных совещаний руководителем службы помощников ведется и раздается исполнителям протокол, который оформляется в двухдневный срок.
3.2.13. Контроль за выполнением поручений мэра города осуществляется в соответствии с порядком контроля за выполнением правовых актов города и поручений мэра города, установленным настоящим регламентом.
3.3. Подготовка и проведение совещаний, представительских мероприятий Главы городского самоуправления.
3.3.1. Проведение совещаний, представительских мероприятий Главы городского самоуправления включается в план работы Администрации города.
3.3.2. Глава городского самоуправления определяет место проведения, повестку дня, порядок ведения, состав участников и продолжительность: совещаний - по предложению заместителей мэра города, представительских мероприятий - по предложению заместителя мэра, управляющего делами Администрации города.
3.3.3. Участники совещаний и представительских мероприятий приглашаются отраслевыми отделами, при необходимости - организационным отделом Администрации города.
Пригласительные билеты на представительские мероприятия изготавливаются общим отделом Администрации города.
Тиражирование необходимых документов, регистрация участников обеспечивается общим отделом Администрации города, подготовка помещения в здании Администрации города - хозяйственным отделом.
3.3.4. Расходы по проведению совещаний и представительских мероприятий при использовании бюджетных средств согласовываются с Финансово-казначейским комитетом и заместителем мэра, управляющим делами Администрации города и утверждаются специальным распоряжением мэра города.
3.3.5. Организаторская работа по подготовке совещаний, представительских мероприятий мэра города, проводимых вне здания Администрации города, возлагается на отраслевые отделы.
При необходимости к этой работе могут быть привлечены организационный или общий отделы Администрации города по согласованию с заместителем мэра, управляющим делами Администрации города.
3.4. Подготовка и проведение оперативных совещаний заместителями мэра города и руководителями структурных подразделений Администрации города.
3.4.1. Проведение оперативных совещаний заместителями мэра города и руководителями структурных подразделений Администрации города носит, как правило, плановый характер.
3.4.2. Повестка дня, состав участников, место и время проведения совещаний заместителями мэра города и руководителями структурных подразделений устанавливаются, как правило, самостоятельно, исходя из квартального плана работы и еженедельного плана мероприятий Администрации города, указаний и поручений вышестоящего руководителя, производственной необходимости.
3.4.3. Использование для проведения совещаний и других мероприятий малого и большого залов согласовывается с общим отделом Администрации города.
Заявка на подключение усиления и проведение других работ, необходимых для проведения совещания, мероприятия, не позднее чем за один день передается руководителю хозяйственной службы Администрации города.
3.4.4. При необходимости регистрации участников, ее проведение обеспечивается силами проводящего мероприятие структурного подразделения.
3.4.5. Тиражирование необходимых материалов для участников совещаний и других мероприятий обеспечивается обычным порядком.
3.4.6. Один комплект подготовленных к совещаниям по наиболее значимым вопросам социально - экономического развития города материалов заблаговременно (не позднее чем за 2 дня) передается ответственным за проведение руководителем в отдел информационной политики, изучения общественного мнения и связям с общественностью.
3.4.7. Ведение и оформление стенограмм и протоколов осуществляется по необходимости и реализуется силами проводящего совещание структурного подразделения.
4. Порядок подготовки правовых актов города
4.1. Порядок подготовки правовых актов Администрации города.
4.1.1. Правовые акты Администрации города принимаются для осуществления управленческой деятельности Администрации города Кургана в соответствии, во исполнение и в развитие федерального и областного законодательства, решений Курганской городской Думы, а также по инициативе должностных лиц или структурных подразделений Администрации города в пределах их компетенции.
4.1.2. Мэр города в пределах своей компетенции в соответствии с законодательством и решениями городской Думы принимает постановления и издает распоряжения, обязательные для исполнения на территории города.
Постановления Администрации города издаются по вопросам нормативного характера.
Распоряжения мэра города издаются по вопросам правоприменения и организации деятельности Администрации города.
4.1.3. В период временного отсутствия мэра города либо досрочного прекращения его полномочий, первый заместитель мэра города подписывает постановления Администрации города и распоряжения мэра города в пределах полномочий, определенных мэром города или Уставом города.
4.1.4. Руководители самостоятельных структурных подразделений Администрации города в пределах своей компетенции в соответствии с законодательством, решениями городской Думы и правовыми актами мэра города издают приказы.
4.1.5. Издание правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.
4.1.6. Правовой акт может быть издан совместно с другими органами городского самоуправления, органами государственной власти и органами местного самоуправления других муниципальных образований, выборными органами профессиональных союзов и других общественных организаций либо по согласованию с ними.
Совместный правовой акт должен быть подписан всеми должностными лицами, издавшими его. При этом подписи должностных лиц располагаются на одном уровне. Подлинники правовых актов, принятых совместно несколькими должностными лицами (органами), оформляются в количестве, равном числу должностных лиц (органов), подписавших документ.
4.1.7. Подготовка правового акта Администрации города возлагается на одно или несколько структурных подразделений Администрации города с учетом их функций и компетенции. При этом определяется круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта, срок его подготовки, а при необходимости - организации, привлекаемые к этой работе.
Сроки подготовки проекта и издания правового документа во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, Администрации области, областных законов и решений городской Думы, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.
Для подготовки проектов наиболее важных и сложных правовых актов, а также актов, издаваемых совместно несколькими должностными лицами или органами, могут создаваться рабочие группы.
4.1.8. В процессе работы над проектом правового акта должны быть изучены относящиеся к теме проекта законодательство Российской Федерации и Курганской области, практика применения соответствующих правовых актов, научная литература и материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные исследований, если таковые проводились.
4.1.9. Структура правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.
При подготовке проектов правовых актов должны строго соблюдаться требования стандартов на организационно - распорядительную документацию, основных положений единой государственной системы делопроизводства и Инструкции по делопроизводству, являющейся приложением к настоящему Регламенту.
4.1.9.1. Правовой акт должен иметь заголовок, отражающий содержание вопроса и отвечающий на вопрос: "О чем?". излагается литературным языком. Сложные предложения заменяются простыми, применяются устойчивые словосочетания делового стиля, употребляются глаголы неопределенной формы (утвердить, обязать, отменить и т.д.).
4.1.9.2. Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия правового акта, то в проекте дается вступительная часть - преамбула. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.
4.1.9.3. Нормативные предписания (постановляющая часть) оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.
4.1.9.4. В постановляющей части правового акта должны быть указаны сроки и должностные лица, ответственные за исполнение содержащихся в тексте поручений, указание на представление информации и должностное лицо, отвечающее за исполнение акта в целом.
Если в правовом акте содержатся указания о выделении финансовых средств, то должен быть указан источник финансирования.
4.1.10. В правовом акте делается ссылка на документ, принявший его орган, дату принятия, номер и заголовок, если он принимается во исполнение федеральных или областных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, Администрации области, областных законов и решений городской Думы.
При необходимости для полноты изложения вопроса в правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения этих документов со ссылкой на официальный источник их опубликования.
4.1.11. Правовой акт Администрации города должен быть лаконичным, его объем не должен превышать трех печатных листов.
Правила, инструкции, положения, таблицы, графики, схемы, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения.
Приложение должно иметь заголовок, определяющий его содержание, а в правом верхнем углу указание на принадлежность к нормативному акту.
Приложения к постановлениям Администрации города и распоряжениям мэра города подписываются заместителем мэра, управляющим делами Администрации города и визируются авторами документа.
Несколько приложений нумеруются арабскими цифрами (Пример: Приложение № 2 к Распоряжению мэра города от ______ № ____).
Дата и номер проставляется на приложении при регистрации нормативного акта.
4.1.12. Одновременно с разработкой проекта правового акта должны быть подготовлены предложения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных по этому вопросу актов или их частей, которые включаются в текст нового нормативного акта.
Если изменения или дополнения ранее изданного по этому вопросу правового акта значительного объема или вносятся более трех раз, то в целях их упорядочения разрабатывается и вносится правовой акт в новой редакции.
Совместные правовые акты изменяются, дополняются или признаются утратившими силу по согласованию с теми должностными лицами, органами, совместно с которыми они изданы.
4.1.13. Проект правового акта подлежит согласованию с соответствующим заместителем мэра города, в структурных подразделениях Администрации города, с предприятиями и организациями, являющимися исполнителями поручений, содержащихся в нормативном акте. Проекты нормативных актов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются Финансово-казначейским комитетом Администрации города. Все правовые акты Администрации города подлежат согласованию с заместителем мэра города, управляющим делами Администрации города и юридическим отделом Администрации города.
Проекты правовых актов согласовываются должностными лицами не более чем в трехдневный срок. Согласование нормативного правового акта оформляется визами.
4.1.14. Виза включает в себя наименование должности руководителя или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника правового акта или на отдельном листе согласования с полным указанием названия визируемого документа. Возникшие у должностного лица возражения по проекту акта излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту акта, о чем делается отметка рядом с подписью должностного лица на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.
Если в процессе доработки в проект правового акта внесены изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.
4.1.15. Подготовленный проект правового акта в течение одного - пяти дней, в зависимости от степени его готовности, сложности и правовой обоснованности, проверяется на соответствие действующему законодательству, а также правилам русского языка, и визируется юридическим отделом.
4.1.16. Ответственность за несоблюдение установленного порядка подготовки правовых актов города несут руководители структурных подразделений Администрации города, которым поручена его подготовка.
4.1.17. Проекты постановлений Администрации города и распоряжений мэра города с внесенными при согласовании изменениями вносятся автором правового акта заместителю мэра, управляющему делами Администрации города.
Если автор проекта не достиг согласования со всеми исполнителями проекта правового акта, то создается согласительная комиссия с участием соответствующих заместителей мэра города.
Если и в этом случае согласование не достигнуто, то заместителю мэра, управляющему делами Администрации города вносится два проекта (в целом либо по его отдельным частям) с указанием автора.
4.1.18. Заместитель мэра, управляющий делами Администрации города предоставляет проекты нормативных актов на подпись мэру города ежедневно.
4.1.19. Подписанные мэром города постановления Администрации города и распоряжения мэра города регистрируются в общем отделе Администрации города с присвоением порядковых номеров по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года отдельно для постановлений и распоряжений.
Датой распорядительных документов является дата их подписания.
4.1.20. В Администрации города подлежат регистрации 4 вида распоряжений. В целях улучшения поисковой системы каждому виду распоряжения присвоен свой "литер":
- распоряжения по основной деятельности N-Р;
- распоряжения по приватизации жилья N-П;
- распоряжения по личному составу служащих Администрации города ее структурных подразделений N-Л;
- распоряжения по личному составу руководителей муниципальных предприятий N-М.
Внесение каких-либо исправлений в подписанные распорядительные документы строго запрещено.
4.1.21. Размножение и рассылка подписанных правовых актов производится в трехдневный срок общим отделом Администрации города в соответствии со списком, который напечатан по предложению авторов документа на оборотной стороне каждого акта. Каждый экземпляр рассылаемого документа должен быть заверен печатью общего отдела. Общий отдел отвечает за точное соответствие копий подлиннику акта.
Один экземпляр правовых актов Администрации города подлежит отправке в прокуратуру города, один экземпляр - в библиотеку имени В.В.Маяковского, один экземпляр - в юридический отдел.
Передача правовых актов Администрации города для использования в правовых автоматизированных информационных системах осуществляется только по разрешению заместителя мэра, управляющего делами Администрации города через общий отдел.
4.1.22. Правовые акты Администрации города, затрагивающие интересы, права, свободы и обязанности человека, гражданина и юридического лица публикуются в городской газете "Курган и курганцы". Подготовка акта к публикации производится пресс - секретарем Главы городского самоуправления.
4.1.23. Подлинники правовых актов Администрации города спустя 5 лет после их выпуска сдаются в государственный архив вместе с оригиналами документов, на основании которых они приняты.
4.1.24. Контроль за сохранностью, качеством и полнотой дел, сдаваемых в архив, осуществляет общий отдел Администрации города.
4.2. Порядок подготовки и внесения проектов правовых актов городской Думы.
4.2.1. Правовые акты городской Думы издаются в виде решений.
4.2.2. Проекты решений городской Думы готовятся на рассмотрение городской Думы, как правило, депутатами Думы, структурными подразделениями Администрации города, прокурором города, Курганским городским судом и арбитражным судом Курганской области.
Проекты решений, исходящие от общественных объединений, граждан, могут быть внесены на рассмотрение городской Думы через лиц, указанных в настоящем пункте.
4.2.3. Проекты решений городской Думы до внесения их в проект повестки дня заседания Думы предварительно рассматриваются постоянными комиссиями городской Думы.
4.2.4. Инициатива в разработке проекта решения, вносимого на рассмотрение городской Думы от имени Администрации города, может исходить от мэра города, его заместителей, руководителей структурных подразделений.
Если инициатива исходит от мэра города, он может лично курировать разработку проекта решения либо поручить это любому должностному лицу Администрации города.
Если инициатива исходит от иных, указанных в части первой настоящего пункта должностных лиц, указанные лица ставят об этом в известность мэра города, который, рассмотрев предложение, либо отклоняет его, либо дает поручение о разработке предлагаемого проекта решения.
При необходимости мэр города может определить сроки представления разрабатываемого документа.
4.2.5. Поручения мэра города по разработке проектов решений городской Думы передаются в организационный отдел Администрации города для включения в квартальный план работы Администрации города.
4.2.6. Предложения о подготовке и внесении на рассмотрение городской Думы проектов ее решений, по вопросам, не включенным в план работы Администрации города, рассматриваются мэром города дополнительно.
4.2.7. Перенос даты рассмотрения проекта решения городской Думы, не подготовленного в установленные сроки, осуществляется мэром города на основании служебной записки ответственного за подготовку вопроса.
4.2.8. Должностное лицо Администрации города, получившее поручение о подготовке проекта решения городской Думы, организует эту работу самостоятельно либо во взаимодействии с заинтересованными подразделениями Администрации города.
На этапе подготовки проекта решения городской Думы разработчик по своей инициативе проводит внутренние согласования разрабатываемого документа с руководителями заинтересованных структурных подразделений Администрации города. Не согласованные документы на рассмотрение постоянных комиссий городской Думы не выносятся.
4.2.9. В процессе подготовки проекта решения городской Думы разработчик руководствуется требованиями, предусмотренными настоящим Регламентом для подготовки нормативно - правовых актов Администрации города.
4.2.10. Документы, представленные в организационный отдел для внесения их на предварительное рассмотрение в постоянных комиссиях Думы с нарушением установленных требований, к рассмотрению не принимаются, а должностные лица, виновные в срыве подготовки проектов решений Думы, привлекаются к дисциплинарной ответственности.
4.2.11. При предварительном рассмотрении проектов решений городской Думы в постоянных комиссиях принимают участие должностное лицо Администрации города, ответственное за подготовку проекта решения, и по его усмотрению другие заинтересованные лица.
4.2.12. Проекты решений городской Думы для включения в повестку дня заседания Думы вносятся организационным отделом Администрации города после предварительного рассмотрения в постоянных комиссиях, как правило, не позднее чем за 5 дней до заседания.
Проекты решений городской Думы по перспективным планам, важнейшим программам социально - экономического развития города, годовым прогнозам развития города, городскому бюджету вносятся Администрацией города не позднее чем за 10 дней до рассмотрения их на заседании Думы.
4.2.13. К проекту решения городской Думы авторами прилагается список лиц, которых необходимо пригласить на заседание Думы, и лист рассылки решения.
5. Контроль за исполнением документов в Администрации города
5.1. Контролю за сроками исполнения и выполнению вопросов по существу подлежат законодательные, нормативные и распорядительные документы Российской Федерации, законы и постановления областной Думы, постановления Администрации (Правительства) Курганской области, и распоряжения Губернатора области, решения городской Думы, постановления Администрации города и распоряжения Главы городского самоуправления - мэра города.
5.2. Организационные основы работы по контролю и проверке исполнения базируются и регламентируются нормативными документами городской Думы и Администрации города.
5.3. Система контроля включает в себя обеспечение своевременного исполнения указанных в документах сроков, качественного, полного и точного выполнения поручений, обобщение результатов исполнения и информирование об этом должностного лица Администрации города, ответственного за исполнение документа.
Контроль за исполнением документов осуществляется путем проверки состояния дел на местах, заслушивания информации и отчетов на заседаниях на постоянных депутатских комиссиях городской Думы, аппаратных совещаниях у мэра города, получения справок, других информационных материалов от соответствующих организаций.
5.4. Глава городского самоуправления - мэр города является в пределах своей компетенции лицом, ответственным за исполнение законодательных, нормативных и распорядительных документов Президента и Правительства Российской Федерации, федеральных органов государственной власти, областной Думы, Губернатора Курганской области.
Заместители мэра города, являются ответственными лицами за выполнение решений городской Думы, постановлений Администрации города, распоряжений и прямых поручений мэра города согласно утвержденному распределению обязанностей.
Руководители структурных подразделений Администрации города являются по поручению заместителей мэра, непосредственными организаторами исполнения документов, контролируют своевременность исполнения служебных документов по соответствующим отраслям хозяйственной деятельности и направлениям работы, назначают из числа подчиненных муниципальных служащих ответственных за работу по контролю за исполнением документов и ведению по ним делопроизводства.
5.5. Организационный и общий отделы под руководством заместителя мэра, управляющего делами Администрации города обеспечивают единство системы контроля и исполнения документов в целом по Администрации города.
На них возложены обязанности по организационно - методическому обеспечению контрольной деятельности структурных подразделений Администрации города.
Ежеквартально организационный и общий отделы до 10 числа месяца, следующего за отчетным, представляют заместителю мэра, управляющему делами Администрации города для последующего доклада мэру аналитическую справку о ходе выполнения поставленных на контроль документов и перечень контролируемых постановлений областной и решений городской Думы, постановлений Администрации (Правительства) Курганской области и распоряжений Губернатора области, постановлений Администрации города и распоряжений мэра города.
5.6. Общий отдел ведет регистрацию документов, поступающих из органов государственной власти, в т.ч. областных, а также правовых актов, принятых Администрацией города и мэром, заносит их в базу данных и с визой мэра или первого заместителя мэра передает документы исполнителям.
С решениями городской Думы эту работу осуществляет орготдел.
5.7. Руководитель службы помощников обеспечивает контроль за исполнением поручений мэра города должностными лицами по итогам рассмотрения вопросов на аппаратных совещаниях, а также вопросов, поступивших при проведении "прямого провода с населением города" и через газету "Курган и курганцы".
5.8. Отдел информационной политики, изучения общественного мнения и связей с общественностью обеспечивает своевременную публикацию необходимых документов в газете "Курган и курганцы".
5.9. Ответственные за исполнение документов и организацию контроля должностные лица, руководители и специалисты подразделений Администрации города вправе:
- организовать проверку исполнения документа на местах;
- запросить от руководителей и других ответственных работников структурных подразделений Администрации города, предприятий, учреждений, организаций документы и материалы о ходе исполнения или исполнении контролируемых документов;
- внести предложения о включении вопросов контроля в план работы Администрации города;
- внести предложения по совершенствованию системы организации контроля;
- внести предложения по привлечению к ответственности должностных лиц и муниципальных служащих за нарушение сроков исполнения и невыполнение контролируемых документов.
5.10. Организация контроля и проверки исполнения.
5.10.1. Документы Президента, Правительства Российской Федерации и других федеральных органов.
Федеральные законы, указы Президента России, постановления Правительства Российской Федерации, правовые акты федеральных органов государственной власти общий отдел регистрирует, с визой мэра города передает исполнителям и об этом извещается организационный отдел, осуществляет контроль за их исполнением.
5.10.2. Законы Курганской области и постановления областной Думы, постановления Администрации (Правительства) Курганской области и распоряжения Губернатора области.
Документы областной Думы и Администрации области, требующие исполнения и контроля, с визой мэра города общим отделом передаются исполнителям и об этом извещается организационный отдел.
Организационный отдел ведет учет контролируемых документов, заводит контрольные карточки, следит за прохождением сроков контроля и своевременностью представления информации в Администрацию области.
Получив сообщение о снятии постановления с контроля, сообщает об этом исполнителям и принимает документы в архив для последующей передачи на хранение в общий отдел.
Работники структурных подразделений, контролирующие постановления, заводят на них контрольное дело, готовят информации, которые визируют их руководители и заместители мэра. Информации в Областную Думу и Администрацию области об исполнении документа подписывает мэр города, в его отсутствие - первый заместитель.
5.10.3. Постановления Администрации города и распоряжения мэра города.
Контроль за выполнением постановлений Администрации города и распоряжений мэра города осуществляют заместители мэра города в соответствии с распределением обязанностей, которые определяют исполнителей и сроки работы с документами, если они не оговорены в самом правовом акте.
В структурном подразделении Администрации города на каждый взятый на контроль документ заводится контрольное дело, в котором должны быть следующие документы:
- контролируемый правовой акт;
- план мероприятий по организации его выполнения;
- отчеты, справки, информации;
- итоговая справка за подписью руководителя структурного подразделения о конкретных результатах работы по выполнению документа с предложением о снятии с контроля, завизированная заместителем мэра города.
Правовой акт снимает с контроля мэр города.
Если правовой акт или его отдельные пункты не могут быть выполнены в установленный срок, руководители структурных подразделений за 7 дней до истечения срока по согласованию с заместителем мэра, контролирующим его, обращаются к мэру города с обоснованной просьбой о продлении срока.
После снятия с контроля контрольное дело передается в организационный отдел для сдачи в архив.
5.10.4. Решения городской Думы.
Решения городской Думы, требующие контроля, передаются орготделом для организации работы по их выполнению структурным подразделениям Администрации города, указанным в контрольных пунктах решения.
В сроки, указанные в решениях, подразделения Администрации города информируют Думу на ее заседании о ходе или полном выполнении решений Думы.
Ежеквартально на первое очередное заседание Думы орготдел представляет справочный материал о состоянии дел по выполнению решений Думы.
5.11. Все участники контроля в Администрации города за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них обязанностей несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
Если нормативный документ или поручение адресованы одновременно нескольким должностным лицам, ответственность за своевременное выполнение и представление информации об исполнении несет руководитель органа или должностное лицо, указанное первым. Все другие исполнители в равной степени отвечают за качественное и своевременное исполнение документа и представление необходимых материалов.
Перед уходом в отпуск или увольнением работник обязан передать неисполненные документы назначенному временно исполнять его обязанности работнику или руководителю подразделения.
Мэр города вправе принять решение о депремировании руководителей и специалистов структурных подразделений за нарушение дисциплины при исполнении документов.
6. Организация работы со служебными документами
6.1. Организация работы по учету корреспонденции, поступающей в Администрацию города и исходящей из нее, осуществляется общим отделом.
6.2. Корреспонденция, поступившая в общий отдел Администрации города, подлежит регистрации в день ее поступления.
6.2.1. После регистрации в соответствии с распределением обязанностей формируется почта мэру города (в электронном виде), заместителям мэра города и управляющему делами Администрации города.
Документы, поступившие через Администрацию Президента РФ, Правительство РФ, Государственную Думу, Курганскую областную Думу, Администрацию области, депутатов всех уровней, а также поступившие повторно готовятся в почту мэра города.
6.2.2. Руководители Администрации города, ее структурных подразделений должны рассматривать почту ежедневно. Не допускается прием писем руководителями Администрации города без предварительной регистрации в общем отделе. Руководитель знакомится с содержанием письма, накладывает резолюцию или готовит текст ответа.
В резолюции даются указания по исполнению документа. В ней содержатся: фамилия исполнителя(ей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).
6.2.3. После рассмотрения руководителями Администрации города почта возвращается в общий отдел для отметки в регистрационной карточке резолюции, после чего направляется исполнителям. Не допускается передача писем руководителями Администрации города исполнителям без предварительной отметки в общем отделе, а также переадресация напрямую другим лицам, исполнение письма. Передача письма может быть произведена только с разрешения мэра города с соответствующей на то резолюцией.
6.2.4. При резолюции "Подготовить ответ заявителю" текст ответа готовит исполнитель на бланке Администрации города за подписью мэра города или его заместителей (в зависимости от того, чья была резолюция), визируя 2-й экземпляр ответа. Все ответы с первоначальным материалом также передаются через общий отдел.
При резолюции "Для ответа заявителю и Администрации" исполнитель дает ответ заявителю и в копии - Администрации города.
6.2.5. Ответы в Администрацию Президента РФ, Правительство РФ, Государственную Думу, Совет Федерации, аппарат полномочного представителя Президента РФ в Уральском Федеральном округе, Главному Федеральному инспектору по Курганской области готовятся только за подписью мэра города.
6.2.6. Исполнители работают с письмами в срок до 10 дней, с телеграммами от 2 до 10 дней, с правительственными телеграммами в течение 3-х дней, с протестами прокуратуры в течение 10 дней, если в резолюции руководителя срок не оговорен дополнительно.
В тех случаях, когда для решения вопроса необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть в порядке исключения продлены мэром города или его заместителями, но не более чем на 10 дней. О продлении срока должно быть сообщено заявителю. Если по каким-то причинам исполнитель не может дать ответ заявителю в десятидневный срок, ему сообщается об этом в устном или письменном виде либо дается промежуточный ответ.
Ответы на письма, поступившие исполнителям через вышестоящие органы, представляются в Администрацию города не позднее чем за 3 дня до окончания срока, указанного в регистрационном штампе вышестоящего органа.
Если ответ возвращается на доработку руководством Администрации города, исполнитель обязан доработать его в 3-дневный срок.
6.2.7. В ответе должны быть конкретно даны ответы на все вопросы, поставленные заявителем. Ответы, содержащие обещания, ставятся в общем отделе на контроль, в адрес исполнителя отправляется контрольная карточка.
6.2.8. Все письма после окончательного решения и их исполнения списываются "В дело", хранятся в общем отделе по номенклатуре дел. В дело принимаются только полностью исполненные документы, закрытые мэром города, его заместителями, управляющим делами Администрации города с указанием даты закрытия.
6.3. Отправляемому из Администрации города документу:
- присваивается исходящий номер;
- на последнем листе в левом нижнем углу исходящего документа указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона;
- исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой;
- в документах - ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ;
- служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями;
- представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими лицами, ответственными за подготовку документов;
6.4. В случае приема или передачи служебных документов по каналам факсимильной связи действует следующий порядок:
- служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не считается официальным документом;
- запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы;
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
- объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненной на писчей бумаге формата А4 (210 x 297) черным цветом, не должен превышать 5-ти листов;
- подлежащий передаче материал регистрируется общим отделом в журнале установленной формы;
- подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки и передаются в общий отдел по общим правилам.
Официальный номер факсимильного аппарата установлен в отделе информационной политики, изучения общественного мнения и связей с общественностью.
7. Организация работы с письменными и устными обращениями
граждан в Администрации города
7.1. Организация работы с письменными и устными обращениями граждан осуществляется общим отделом Администрации города.
7.2. Все письменные обращения граждан, поступившие в Администрацию города, регистрируются в день поступления в общем отделе. Не допускается прием руководителями Администрации города письменных обращений граждан без регистрации в общем отделе, а также возврат обращений без ведома общего отдела в те организации, откуда они поступили.
7.3. При регистрации письменных обращений информация о них вносится в базу данных письменных обращений граждан; по каждому заявлению выясняются справочные данные (принадлежность объекта или организация, в чьей компетенции находится разрешение поставленных вопросов); при повторных обращениях приобщается имеющийся первичный материал.
Примечание: Повторным обращением считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
7.4. Если в обращении поставлены вопросы, не относящиеся к ведению Администрации города, общий отдел в пятидневный срок готовит ответ разъяснительного характера.
Анонимные обращения регистрируются и рассматриваются на усмотрение Главы городского самоуправления, мэра города.
7.5. После регистрации в соответствии с распределением обязанностей формируется почта мэру города (в электронном виде) и заместителям мэра города.
Письма граждан, поступившие через Администрацию Президента РФ, Правительство РФ, Государственную Думу, Совет Федерации, аппарат Полномочного представителя Президента РФ в Уральском Федеральном округе, Главного Федерального инспектора по Курганской области, Курганскую областную Думу, Администрацию области, депутатов всех уровней, средства массовой информации, а также повторные и коллективные направляются в почту мэра города.
7.6. Руководители Администрации города и ее структурных подразделений рассматривают почту с заявлениями граждан ежедневно.
Руководитель знакомится с содержанием обращения и прилагаемыми документами, накладывает резолюцию или готовит текст ответа.
Не допускается передача обращений граждан должностными лицами Администрации города исполнителям без предварительной отметки в общем отделе, а также переадресация заместителями мэра города обращения, направленного им мэром города, другим заместителям.
7.7. При необходимости в недельный срок мэр города и его заместители проводят совещания по вопросам, поставленным в письменных обращениях граждан, после чего на основании протоколов готовят тексты ответов.
Протоколы совещаний, проводимых мэром города с участием специалистов по вопросам, поставленным в заявлениях, ведет и оформляет служба помощников Главы городского самоуправления. Протоколы совещаний, проводимых заместителем мэра города, ведет и оформляет по его поручению работник одного из отделов, участвующих в совещании (который готовит затем и текст ответа).
7.8. После рассмотрения руководителями Администрации города обращения возвращаются в общий отдел, который после отметки в регистрационной карточке направляет в тот же день обращение исполнителю.
7.9. Уведомление граждан о принятых мерах по письму с резолюцией "Для ответа заявителю" осуществляет исполнитель.
При резолюции "Для ответа заявителю и Администрации города" исполнитель дает ответ автору и в копии - Администрации города, при этом сроки исполнения обращения контролируются общим отделом Администрации города.
7.10. При резолюции "Подготовить ответ заявителю" уведомление граждан о принятых мерах производит Администрация города. Исполнитель готовит текст ответа на бланке Администрации города за подписью мэра города или его заместителя (в зависимости от того, чья была резолюция), визируя 2-й экземпляр ответа.
7.11. Исполнители проводят работу с обращениями в сроки, установленные законом - 15 дней, для обращений военнослужащих - 7 дней, если в резолюции руководителя срок не оговорен дополнительно.
В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения заявления могут быть в порядке исключения продлены мэром города, или его заместителем, но не более чем на 1 месяц. О продлении срока должно быть сообщено заявителю.
7.12. Исполнители письменных обращений граждан представляют в общий отдел ответ на обращение, где к нему приобщают все имеющиеся материалы и знакомят с ним автора резолюции.
7.13. В ответе должны быть конкретно и полно, по возможности со ссылкой на законы и нормативные акты даны разъяснения на все поставленные вопросы.
Если ответ возвращен на доработку, исполнитель обязан доработать его в 3-дневный срок.
Ответы и заявления, поступившие исполнителям через Администрацию области, представляются в городскую Администрацию, не позже чем за 3 дня до окончания срока, указанного в регистрационном штампе Администрации области.
7.14. Письменные обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в устной или письменной форме.
На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должна быть надпись "В дело" или "На контроль", если указан срок обещания и личная подпись должностного лица, принявшего решение.
Ответы, содержащие обещания, ставятся в общем отделе на повторный контроль.
При поступлении ответов о выполнении обещания обращение снимается с контроля с визой "с контроля снять".
7.15. Личный прием граждан ведут мэр города и его заместители, а также руководители структурных подразделений в соответствии с графиком приема посетителей.
Ответственность за организацию приема граждан несет должностное лицо Администрации города, ведущее прием; за ведение делопроизводства по личному приему руководителей Администрации города, контроль за выполнением решений по устным обращениям граждан ответственность лежит на общем отделе Администрации города.
7.16. Прием граждан ведется по предварительной записи лично или по телефону. При этом с гражданами проводится беседа для выявления существа вопроса и определения должностного лица или органа, в компетенции которого находится разрешение обращения, к каким должностным лицам или органам уже обращался заявитель и какое решение было принято.
На личный прием к руководителям Администрации города заявитель записывается, если вопрос уже рассматривался в структурных подразделениях Администрации города, к компетенции которых относится разрешение обращения, и он не согласен с принятым по его вопросу решением.
7.17. Накануне приема в почту руководителям Администрации города представляется список граждан с указанием вопросов, по которым они хотят обратиться на прием, с приложением документов по первичным обращениям заявителя в Администрацию города.
7.18. После беседы и ознакомления с документами посетителя должностное лицо, ведущее прием, принимает решение по обращению:
- решение об удовлетворении обращения. При этом, как правило, дается указание исполнителю в письменной или устной форме с указанием сроков;
- решение о передаче обращения для рассмотрения в структурные подразделения Администрации города, городские службы, предприятия, учреждения, организации. При этом в резолюции указывается исполнитель, действия, которые необходимо предпринять, и сроки исполнения;
- решение об отклонении обращения или разъяснение. При этом заявителю сообщаются причины отказа, даются ссылки на закон, разъясняются соответствующие положения закона.
7.19. Допускается одновременный прием нескольких посетителей по их просьбе по одному вопросу. При этом учетная карточка приема граждан заполняются на каждого.
7.20. Решения руководителя по устным обращениям граждан записываются самим руководителем в учетную карточку, которые после окончания приема при необходимости ставятся на контроль.
На основании решения руководителя общий отдел готовит письма исполнителям за подписью руководителя, ведущего прием, или снимает копию карточки с резолюций руководителя для отправки исполнителю.
Дальнейшая работа проводится в соответствии с инструкцией по рассмотрению письменных обращений граждан.
7.21. Сведения о содержании и сроках исполнения обращений граждан, поступивших в Администрацию города, по существующей форме ежемесячно обобщаются общим отделом по состоянию на первое число каждого месяца и докладываются заместителю мэра, управляющему делами Администрации города и мэру города.
Вопрос о работе с обращениями граждан не реже одного раза в квартал рассматривается на аппаратном совещании Администрации.
Примечание: В отделах и управлениях Администрации города работа по рассмотрению письменных и устных обращений граждан ведется аналогично.
7.22. Должностные лица Администрации города и муниципальные служащие принимают участие в рассмотрении обращений граждан, адресованных Главе городского самоуправления через газету "Курган и курганцы" и "прямой провод с населением города".
7.23. Прием граждан руководителями всех муниципальных предприятий и учреждений проводится еженедельно в пятницу.
Организацию приема обеспечивает руководитель муниципального предприятия или учреждения.
Контроль за проведением приема граждан руководителями муниципальных предприятий, учреждений осуществляет общий отдел совместно с отраслевыми структурными подразделениями Администрации города.
8. Выполнение машинописных и множительных работ
8.1. Выполнение машинописных работ, формирование распорядительных документов Администрации города в электронном виде, машинописные работы для мэра города, его заместителей и отделов Администрации города выполняются общим отделом Администрации города.
8.2. Выполнение машинописных работ для самостоятельных структурных подразделений Администрации города (Департамента муниципального имущества и потребительского рынка, Департамента социальной политики, Департамента по управлению жилищно-коммунальным, дорожным хозяйством и благоустройству, Финансово-казначейского комитета, Департамента развития городского хозяйства осуществляют работники указанных подразделений, используя имеющиеся технические средства).
8.3. Для печати принимаются только служебные материалы.
8.4. Печатание под диктовку не допускается.
8.5. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется общим отделом по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.
8.6. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, чернилами черного или синего цвета с одной стороны листа.
Небрежно и неразборчиво написанные черновики, исправленные карандашом, для печатания не принимаются.
При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.
Рукописи должны иметь реквизиты: подписи исполнителя и руководителя структурного подразделения, подготовившего документ, наименование бланка документа, указание о требуемом количестве экземпляров.
8.7. Рукопись визируется заведующим общим отделом и сдается в машинописное бюро.
8.8. В конце отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется фамилия исполнителя, номер его служебного телефона и наименование файла.
8.9. Копировально-множительные работы.
8.9.1. Копировально-множительные работы (размножение документов) в Администрации города осуществляются общим отделом.
Размножению подлежат только служебные документы и материалы. Размножение производится по заказу, подписанному заведующим общим отделом.
Самостоятельные структурные подразделения копировально-множительные работы выполняют самостоятельно.
8.9.2. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.
8.9.3. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.
В общем отделе ведется учет произведенных работ по размножению документов.
9. Оперативное хранение документов и дел.
Передача дел в архив. Использование
архивных документов
9.1. Обязанности по оперативному хранению документов и формированию архивных дел возлагаются на руководителей структурных подразделений Администрации города.
Организацию и методическое обеспечение этой работы в Администрации города и ее структурных подразделениях осуществляет общий отдел.
9.2. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел.
9.2.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Администрации города и ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения.
9.2.2. В номенклатуру дел включаются дела и документы, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности Администрации города.
9.2.3. Каждая статья номенклатуры имеет индекс, заголовок дела и срок хранения, в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения.
Номенклатура разрабатывается в последнем квартале предшествующего года лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется общим отделом, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
При изменении структуры Администрации города в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения.
9.2.4. Сводная номенклатура дел Администрации города составляется заведующим общим отделом Администрации города на основании номенклатур дел подразделений, согласованных с руководителем подразделения, и утверждается заместителем мэра, управляющим делами Администрации города.
После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Администрации города получают выписку соответствующих ее разделов для использования в работе.
9.3. Формирование дел в подразделениях Администрации города. Оформление документов, законченных делопроизводством.
9.3.1. Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителем работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении Администрации города, который формирует их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.
9.3.2. Исполненные документы формируются в отдельные дела. Документы постоянного и временного срока хранения формируются отдельно.
9.3.3. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел. Сроки хранения дел, содержащих документы временного хранения, определяются по номенклатуре дел Администрации города.
9.3.4. Законченные делопроизводством дела в течение одного года хранятся в подразделениях Администрации города, затем сдаются в общий отдел.
9.3.5. Дела годичного, трехлетнего срока хранения уничтожаются отраслевыми и общим отделами Администрации города по акту установленной формы, который утверждается заместителем мэра, управляющим делами.
9.3.6. Законченные делопроизводством дела длительного и постоянного хранения всех структурных подразделений Администрации города подлежат проведению экспертизы ценности внутри дела (удаляются копийные и черновые экземпляры, проверяется наличие подписей, приложений). После проведения экспертизы ценности документы подшиваются, нумеруются, на обработанные дела составляются описи, а на дела с истекшими сроками хранения составляются акты об уничтожении.
Эти дела хранятся в текущем архиве Администрации города и через пять лет (кроме дел по личному составу) сдаются общим отделом на хранение в Государственный архив.
Самостоятельные структурные подразделения Администрации города проводят эту работу аналогично.
9.3.7. В случае ликвидации или реорганизации подразделения Администрации города работник, ответственный за ведение делопроизводства, в течение 2 месяцев с момента принятия решения о ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела и передает их в текущий архив независимо от сроков хранения.
9.4. Использование архивных документов.
9.4.1. Дела и копии документов, хранящихся в текущем архиве, предоставляются муниципальным служащим для работы во временное пользование.
Муниципальные служащие несут ответственность за сохранность и правильное использование архивных документов. Изъятие документов из архивных дел, внесение в них поправок запрещается.
9.4.2. Подлинники постановлений Администрации города, распоряжений мэра города не выдаются.
9.4.3. При увольнении или переводе на другую работу муниципальные служащие передают дела и документы работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении, по акту установленной формы.
9.5. Руководители структурных подразделений Администрации города и работники, отвечающие за делопроизводство и архив, несут ответственность за сохранность документов и дел в соответствии с законом Курганской области "Об архивном фонде Курганской области и архивах".
10. Оттиски печатей на документах
10.1. Оттиск печати проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, содержащих обязательства, гарантии или удостоверяющих чьи-либо права. Наряду с подписью ответственного должностного лица оттиск печати является дополнительной гарантией подлинности документа.
10.2. Оттиск печати проставляется так, чтобы им были захвачены часть наименования должностного лица, подписавшего документ, и часть его личной подписи.
10.3. В Администрации города применяется несколько печатей:
- круглая гербовая печать Администрации города;
- круглая печать общего отдела Администрации города;
- круглая печать управления персоналом Администрации города;
- круглая печать бухгалтерии Администрации города;
- факсимиле Главы городского самоуправления, мэра города и заместителя мэра, управляющего делами Администрации города.
10.4. Оттиски печатей Администрации города проставляются:
10.4.1. Круглая гербовая печать Администрации города - только на документы с подписью Главы городского самоуправления, мэра города и его заместителей. Эти документы подтверждают права юридических и физических лиц, расходование денежных средств и материальных ценностей, выборные документы, договоры, а также на удостоверениях должностных лиц Администрации города, (в том числе командировочные), муниципальных служащих, руководителей муниципальных предприятий и учреждений.
10.4.2. Круглая печать общего отдела Администрации города - на копии всех нормативно-правовых актов города и прилагаемых к ним документах, на подпись заведующих общим и организационным отделами;
10.4.3. Круглая печать бухгалтерии Администрации города - на подпись заместителя мэра, управляющего делами Администрации города и главного бухгалтера. Такими документами могут быть договоры с юридическими лицами, контракты с физическими лицами, заявки, наряды, акты, другие бухгалтерские документы;
10.4.4. Круглая печать управления персоналом Администрации города проставляется на подпись начальника управления на справках, подтверждающих стаж работы, справках с места работы, доверенностях на получение заработной платы, в трудовых книжках и на выписках из них, на копиях документов об образовании и других документах для личных дел муниципальных служащих.
10.5. Круглая гербовая печать Администрации города и факсимиле Главы городского самоуправления - мэра города и заместителя мэра, управляющего делами хранятся у заместителя мэра, управляющего делами Администрации города, остальные печати и штампы - в соответствующих структурных подразделениях Администрации города.
11. Информирование населения города о деятельности
Администрации города и ее структурных подразделений
11.1. Организация и координация работы по информированию населения города о деятельности Администрации города и ее структурных подразделений осуществляется отделом информационной политики, изучения общественного мнения и связей с общественностью.
11.2. Формами информирования населения о деятельности Администрации города и ее структурных подразделений являются:
- публикации в городской газете "Курган и курганцы" нормативных актов города, затрагивающих права, свободы и обязанности граждан, юридических лиц в полном объеме;
- брифинги и пресс - конференции мэра города и его заместителей со средствами массовой информации;
- ежегодный отчет мэра города перед населением о своей деятельности через средства массовой информации;
- выступления руководителей Администрации города и ее структурных подразделений в средствах массовой информации;
- "прямой провод с населением города" мэра города;
- "Колонка мэра" в газете "Курган и курганцы";
- пресс-релизы, составляемые пресс-секретарем Главы городского самоуправления для средств массовой информации по итогам совещаний, проводимых мэром города.
11.3. Ответственность за информационное обеспечение рабочих поездок, встреч и других мероприятий с участием Главы городского самоуправления возлагается на его пресс-секретаря.
11.4. Материалы пресс-конференций, брифингов, "прямых линий", встреч с жителями города, проводимых мэром города и его заместителями, обобщаются и систематизируются отделом информационной политики, изучения общественного мнения и связей с общественностью, который совместно со службой помощников Главы городского самоуправления осуществляет сбор материалов по реализации замечаний и предложений, высказанных населением, и информирует жителей города через средства массовой информации.
11.5. Пресс-секретарь Главы городского самоуправления ежемесячно проводит анализ выступлений средств массовой информации о проблемах жизнедеятельности города и до 25 числа каждого месяца готовит информационно-аналитический материал, содержание которого доводит до сведения мэра города, его заместителей и заместителя мэра, управляющего делами Администрации города.
12. Режим работы в Администрации города
12.1. Режим работы Администрации города утверждается Главой городского самоуправления - мэром города, контроль за его соблюдением осуществляет заместитель мэра, управляющий делами Администрации города.
12.2. Рабочее время Администрации города устанавливается продолжительностью 8 часов с 8.30 до 17.30 часов местного времени с перерывом на обед с 12 до 13 часов при сохранении ненормированного рабочего дня для отдельных муниципальных служащих.
12.3. Работники Администрации города, а также работники:
- Департамента государственного имущества и промышленной политики Курганской области;
- Территориального органа Федеральной службы России по финансовому оздоровлению и банкротству в Курганской области;
- Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе;
- Сектора специальной документальной связи Администрации (Правительства) Курганской области (расположенных в здании Администрации города) имеют право на свободный вход в здание для исполнения служебных обязанностей в рабочие дни с 7 до 20 часов по предъявлению служебного удостоверения установленного образца.
Пропуск в здание Администрации города работников Администрации города и области и других областных и городских структур в выходные и праздничные дни осуществляется специальным подразделением УВД в исключительных случаях по специальному разрешению заместителя мэра, управляющего делами Администрации города.
12.4. Свободный вход граждан в здание Администрации города соблюдается в рабочие дни и только в рабочее время.
В другое время рабочего дня вход граждан производится с разрешения наряда спецподразделения УВД и после личной встречи посетителя с работником Администрации города или других органов государственной власти, расположенных в здании, в фойе здания.
12.5. Ключи от кабинетов работники Администрации города получают перед началом рабочего времени и сдают при уходе с работы дежурному спецподразделения УВД.
Получение и сдача ключей от кабинетов с установленной охранной сигнализацией, а также опечатанных кабинетов производится под роспись в журнале. При срабатывании сигнализации сотрудники этих кабинетов вызываются на работу для выяснения причин в любое время суток.
12.6. Использование большого и малого залов Администрации города для проведения заседаний, совещаний и других мероприятий согласовывается с общим отделом Администрации города. Ответственность за содержание залов в надлежащем состоянии и постоянной технической готовности возлагается на руководителя хозяйственной службы Администрации города.
12.7. Время работы гардероба устанавливается руководителем хозяйственной службы в зависимости от погодных условий на полный рабочий день без перерыва на обед и ненормируемым рабочим днем в период проведения длительных мероприятий.
12.8. Стоянка личного транспорта работников Администрации города во дворе Администрации города производится с разрешения заместителя мэра, управляющего делами Администрации города.
13. Порядок выезда должностных лиц Администрации
города за пределы города
13.1. Выезды на служебном транспорте должностных лиц Администрации города за пределы города согласуются с мэром города, после чего об этом извещаются заместителем мэра, управляющий делами Администрации города и заведующим хозяйственного отдела.
13.2. Выезды руководителей структурных подразделений Администрации города (включая выходные и праздничные дни) за пределы города согласовываются с мэром города и соответствующим заместителем мэра города или заместителем мэра, управляющим делами Администрации города.
14. Организация дежурства в Администрации города
14.1. Дежурство в Администрации города осуществляется круглосуточно службой "054".
14.2. Дежурство в нерабочие, предпраздничные и праздничные дни дополнительно осуществляют заместители мэра города и руководители структурных подразделений Администрации города.
Дежурство организует заведующий общим отделом Администрации города.
Заместитель мэра,
Управляющая делами
Администрации города Кургана
Р.А.НОВОСЕЛОВА
Приложение № 1
к Регламенту
Администрации города Кургана
СХЕМА
ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ, ЗАСЕДАНИЙ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
